Polityka prywatności Energia Geotermalna Polska

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Geotermalna Polska z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”, „nasza”). Polityka została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

Korzystając z naszych usług, odwiedzając nasze strony internetowe lub kontaktując się z nami, przekazujesz nam swoje dane osobowe. Szanujemy Twoją prywatność i dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane były odpowiednio chronione.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest: Energia Geotermalna Polska (Spółka działająca w sektorze energetycznym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych przez Spółkę (np. formularz kontaktowy, adres e‑mail, numer telefonu wskazany na stronie internetowej lub w umowie).

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od charakteru relacji z nami (np. klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, kandydat do pracy) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

1) Dane identyfikacyjne:

• imię i nazwisko,
• nazwa firmy,
• NIP/REGON (w przypadku podmiotów gospodarczych),
• PESEL lub numer dokumentu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub umową),
• stanowisko służbowe, reprezentacja.

2) Dane kontaktowe:

• adres zamieszkania lub siedziby,
• adres korespondencyjny,
• numer telefonu,
• adres e-mail.

3) Dane dotyczące relacji umownej i rozliczeń:

• dane niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy,
• dane dotyczące świadczonych usług energetycznych (np. lokalizacja punktu odbioru, parametry techniczne instalacji, zużycie energii w zakresie przewidzianym umową i przepisami prawa),
• dane rozliczeniowe, w tym numery rachunków bankowych, historia płatności, informacje na dokumentach księgowych.

4) Dane z korespondencji i kontaktu:

• treść wiadomości e-mail, listów, formularzy kontaktowych i zapytań,
• dane związane z obsługą reklamacji, zgłoszeń technicznych, wniosków i skarg.

5) Dane rekrutacyjne (w przypadku kandydatów do pracy):

• dane zawarte w CV, liście motywacyjnym i innych dokumentach rekrutacyjnych,
• dane dotyczące kwalifikacji, wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

6) Dane związane z korzystaniem ze strony internetowej i usług online (jeśli dotyczy):

• adres IP,
• identyfikatory plików cookie i podobnych technologii,
• dane o aktywności na stronie (logi serwera, czas wizyty, kliknięcia, odwiedzane podstrony),
• dane dotyczące urządzenia i przeglądarki.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia umowy, realizacji usługi lub spełnienia obowiązku prawnego.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów i w oparciu o odpowiednie podstawy prawne zgodnie z RODO.

1) Zawarcie i wykonywanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy dane w celu:

• przygotowania oferty i prowadzenia negocjacji,
• zawarcia, wykonywania i rozliczenia umów w zakresie usług energetycznych lub innych usług związanych z działalnością Spółki,
• zapewnienia obsługi klienta, w tym obsługi zgłoszeń, reklamacji, serwisu i wsparcia technicznego.

2) Wykonanie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Przetwarzamy dane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności:

• przepisów prawa energetycznego i powiązanych regulacji sektorowych,
• przepisów podatkowych i księgowych (wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej),
• przepisów dotyczących ochrony środowiska, bezpieczeństwa, prawa pracy, BHP,
• obowiązków sprawozdawczych wobec uprawnionych organów i instytucji.

3) Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes możemy przetwarzać dane w celu:

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• zapewnienia bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
• prowadzenia analiz biznesowych, statystyk, planowania i rozwoju usług (w możliwie największym stopniu z wykorzystaniem danych zanonimizowanych lub zminimalizowanych),
• prowadzenia wewnętrznej administracji, raportowania i audytów,
• utrzymywania kontaktu z klientami i kontrahentami w zakresie związanym z wykonywaniem umów,
• ochrony osób i mienia (np. monitoring wizyjny – jeśli jest stosowany, w zakresie dopuszczonym przez prawo i odpowiednio oznaczony).

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

W niektórych przypadkach możemy przetwarzać dane na podstawie udzielonej zgody, m.in. w celu:

• przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (newsletter, oferty marketingowe),
• realizacji działań marketingowych niewynikających z prawnie uzasadnionego interesu administratora,
• udziału w rekrutacji, jeśli przekazywane dokumenty wykraczają poza zakres wymagany przez prawo pracy.

Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

5) Rekrutacja i zatrudnienie (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO – w uzasadnionych przypadkach)

Dane kandydatów przetwarzamy w celu oceny kwalifikacji, przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego oraz ewentualnego zawarcia umowy o pracę lub innej formy współpracy.

5. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub zawartych przez nas umów. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• podmioty współpracujące z nami przy realizacji umów i usług (np. dostawcy usług serwisowych, instalacyjnych, projektowych, doradczych, informatycznych),
• operatorzy systemów informatycznych i dostawcy usług hostingowych oraz chmurowych,
• firmy kurierskie i pocztowe,
• banki i instytucje płatnicze (w związku z realizacją płatności),
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe i doradcze,
• organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania i inne instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa,
• inni kontrahenci, jeżeli jest to niezbędne do realizacji danego celu i odbywa się w granicach obowiązującego prawa.

W każdym przypadku przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu, dbając o ich bezpieczeństwo i poufność.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Co do zasady Twoje dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach dojdzie do przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG) lub organizacji międzynarodowej, nastąpi to wyłącznie na warunkach określonych w RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
• na innej odpowiedniej podstawie prawnej z zapewnieniem dodatkowych środków bezpieczeństwa.

Masz prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń w związku z przekazywaniem danych do państw trzecich, jeśli takie przekazywanie ma miejsce i dotyczy Twoich danych.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem przepisów prawa wymagających dłuższego przechowywania. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa (np. przedawnienie roszczeń cywilnych, okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej),
• dane rozliczeniowe i księgowe – przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystąpiło zdarzenie gospodarcze, lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy szczególne,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane,
• dane z procesów rekrutacyjnych – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany przy zbieraniu zgody lub do czasu jej wycofania,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub zakończenia celu przetwarzania.

Po upływie okresów przechowywania dane są usuwane, anonimizowane lub odpowiednio ograniczane w przetwarzaniu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) Masz prawo uzyskać od nas informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – masz prawo do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji o sposobie ich przetwarzania.

2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) Masz prawo żądać sprostowania (poprawienia) danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

3) Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) Masz prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez prawo, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofniesz zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania, lub gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to może być ograniczone, gdy obowiązek przechowywania danych wynika z przepisów prawa.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w RODO, m.in. gdy kwestionujesz prawidłowość danych, na czas umożliwiający nam ich sprawdzenie.

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) Masz prawo otrzymać dane, które dostarczyłeś nam w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i masz prawo przesłać te dane innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

6) Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku sprzeciwu nie będziemy dalej przetwarzać danych w tym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw, a po jego wniesieniu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym celu.

7) Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, masz prawo cofnąć ją w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

8) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) Jeżeli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) lub innego właściwego organu nadzorczego.

Realizacja praw

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami, korzystając z aktualnych danych kontaktowych podanych przez Energia Geotermalna Polska (np. na stronie internetowej lub w dokumentach umownych). W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji, jeżeli będzie to niezbędne i uzasadnione.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego, w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeśli w ramach niektórych usług lub procesów zastosujemy profilowanie (np. segmentację klientów dla celów analitycznych lub marketingowych), będzie się ono odbywać na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, z uwzględnieniem zasad minimalizacji danych i przejrzystości. W takim przypadku zostaniesz o tym wyraźnie poinformowany, a – jeżeli wymaga tego prawo – poprosimy Cię o stosowną zgodę.

10. Pliki cookie i podobne technologie

Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej lub usług online, możemy stosować pliki cookie oraz podobne technologie śledzące w następujących celach:

• zapewnienie prawidłowego działania strony (tzw. cookies niezbędne),
• zapamiętanie wybranych ustawień i preferencji użytkownika (cookies funkcjonalne),
• tworzenie anonimowych statystyk odwiedzin i analizy ruchu na stronie (cookies analityczne),
• prowadzenie działań marketingowych i dopasowanie treści (cookies marketingowe – jeśli wykorzystywane i jeśli wyrażono odpowiednią zgodę).

Podczas pierwszej wizyty na stronie możesz zostać poproszony o wyrażenie zgody na wykorzystywanie określonych kategorii plików cookie. Możesz również w dowolnym momencie zmienić ustawienia przeglądarki w zakresie obsługi plików cookie (blokowanie, usuwanie). Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

11. Środki bezpieczeństwa danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku związanemu z ich przetwarzaniem, w szczególności:

• stosujemy zabezpieczenia systemów informatycznych (m.in. szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe),
• ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych,
• wdrażamy procedury i polityki bezpieczeństwa, okresowo je weryfikując i aktualizując,
• dokonujemy oceny ryzyka i, w razie potrzeby, oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych.

Pomimo stosowania adekwatnych środków bezpieczeństwa, całkowite wyeliminowanie ryzyka naruszeń bezpieczeństwa danych w środowisku cyfrowym nie jest możliwe. W przypadku stwierdzenia naruszenia, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, podejmiemy działania wymagane przez prawo, w tym – jeśli będzie to konieczne – poinformujemy Ciebie oraz właściwy organ nadzorczy.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zmian w naszych procesach przetwarzania danych lub rozwoju oferowanych usług energetycznych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna za pośrednictwem kanałów komunikacji udostępnianych przez Energia Geotermalna Polska (np. na stronie internetowej). W przypadku istotnych zmian dotyczących sposobu przetwarzania danych osobowych możesz zostać o nich poinformowany w odpowiedni sposób (np. poprzez stosowną informację na stronie lub bezpośredni kontakt, jeżeli będzie to wymagane).

13. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski i żądania związane z ochroną danych osobowych i realizacją Twoich praw możesz kierować do Energia Geotermalna Polska za pośrednictwem aktualnie wskazanych przez Spółkę danych kontaktowych (np. adres e-mail, adres korespondencyjny, formularz kontaktowy na stronie internetowej).